+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как правильно сшивать документы для служебного пользования

Справка Пользователи Календарь Все разделы прочитаны. Доброго времени суток, Незарегистрированный. Уважаемые подписчики! Мы не стоим на месте! Нами создан телеграмм-чат форума сотрудников МВД, где вы можете: Задать вопросы и высказать пожелания по работе Форума и телеграмм-канала. Предложить тему для обсуждения на Форуме.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Законченные в делопроизводстве документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел, согласованной и утвержденной в порядке, рассмотренном в разделе 5 этого спецвыпуска см. При этом, как правило, дела на предприятии формируют децентрализованно, т. Однако если объем документооборота на предприятии до 10 тыс.

Правила формирования документов в дела описаны в гл. Приведем основные из них:. Как исключение из этого правила, когда этого требует специфика работы предприятия, документы постоянного и временного хранения, связанные с решением одного вопроса, могут временно группироваться в течение года в одно дело. По окончании года или после решения вопроса указанные документы должны быть помещены в отдельные дела согласно номенклатуре дел в соответствии с таким принципом: в одно дело помещают документы только постоянного хранения, а в другое — временного п.

Положения, правила, инструкции и т. Если они утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела по видам и хронологии п.

Распространенной ошибкой предприятий является формирование всех приказов руководителя в одно дело. В связи с этим обратите внимание:. Приказы по кадровым вопросам личному составу группируют в соответствии с их видами и сроками хранения. При этом учтите: запрещено группировать вместе приказы длительного 75 лет и временного 5 лет хранения. Заметьте: при больших объемах документов целесообразно приказы по кадровым вопросам личному составу , касающиеся различных направлений деятельности учреждения прием на работу, увольнение, премирование, командировки, отпуска и т.

Если создается незначительное количество различных видов приказов по кадровым вопросам личному составу , их можно группировать по срокам хранения: в одно дело — приказы длительного срока хранения, в другое — временного срока хранения.

Документы заседаний коллегиальных органов группируют в 2 дела п. Протоколы заседаний коллегиальных органов группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям этих органов систематизируют по датам и номерам протоколов, а в пределах группы документов, которые касаются одного протокола, — по повестке дня заседания п. Переписку группируют по содержанию и корреспондентскому признаку и систематизируют в хронологическом порядке: документ-ответ размещают за документом-запросом.

Поручения вышестоящих учреждений и документы, связанные с их выполнением, группируют в дела по направлениям деятельности предприятия или по авторам инициативных документов. Документы в небольшом количестве группируют в одно дело. В деле документы систематизируют по датам поручений. Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки группируют в дела отдельно от проектов этих документов. Документы в личных делах работников группируют в хронологическом порядке по мере их пополнения в такой последовательности п.

Обратите внимание: копии приказов и распоряжений о взысканиях, поощрениях, смене фамилии работника и т. Эти сведения вносят в дополнения к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку. При этом заметьте: сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся п. Расчетно-платежные ведомости лицевые счета работников предприятия систематизируют в пределах года по фамилиям в алфавитном порядке, а ведомости на выплату денег ведомости начисления заработной платы формируют ежемесячно в пределах года.

Методическое руководство и контроль за формированием дел на предприятии и в его структурных подразделениях осуществляют служба делопроизводства и архив предприятия п.

Дела предприятия следует должным образом оформить. Требования к оформлению дел установлены гл. Рассмотрим их. В зависимости от сроков хранения документов осуществляют полное или частичное упрощенное оформление дел.

Таким образом осуществляют частичное оформление дел. В частности, оформление таких дел предусматривает :.

Систематизация документов предусматривает их размещение в деле по хронологии поступления или создания с января по декабрь. Все листы дела нумеруют арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу простым мягким карандашом или механическим нумератором. Листы заверительной надписи и внутренней описи нумеруют отдельно. Чернила, пасту или цветные карандаши применять для нумерации листов дела, листов заверительной надписи и внутренней описи запрещено п.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют в каждом томе части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы, которые являются отдельными листами в деле, нумеруют с оборотной стороны в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами фотографиями, вырезками, выписками и т. Если к документу подклеены одной стороной другие документы вырезки, вставки к тексту, переводы и др. Конверты с вложениями, подшитые в дело, нумеруют сплошной нумерацией листов дела. При этом сначала нумеруют конверт, а затем каждое вложение в конверте.

Листы большего формата, чем А4, подшивают с одной стороны и нумеруют как один лист в правом верхнем углу, а затем фальцуют в формат А4. В случае отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается использовать буквенные обозначения листов а, б и т.

При большом количестве ошибок листы перенумеровывают путем зачеркивания одной косой чертой старого номера и проставления рядом нового. Согласно п. Необходимость составления внутренней описи документов отдельных дел определяется инструкцией по делопроизводству на предприятии.

Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, который содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Ее подписывает составитель. К внутренней описи оформляют итоговую запись, в которой указывают цифрами и словами количество документов, включенных в опись, и количество листов внутренней описи.

Если дело переплетено или подшито ранее без внутренней описи, то ее бланк подклеивают с внутренней стороны лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела включение дополнительных документов, их исключение, замену оригиналов копиями и др. Приведем пример составления внутренней описи личных дел. С целью учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации в конце дела составляют заверительную надпись п.

Ее помещают в конце дела, а в печатных экземплярах дел учетные журналы, отчеты и т. В заверительной надписи оговаривают следующие особенности нумерации документов дела :. Заверительную надпись подписывает ее составитель. Все последующие изменения в составе и состоянии дела повреждение листов, замена документов копиями, присоединение новых документов и т. При большом количестве перенумерованных листов в конце дела составляют новую заверительную надпись. При этом старая заверительная надпись зачеркивается и хранится в деле постоянно.

Приведем пример составления заверительной надписи. Документы, содержащиеся в деле, подшивают на 4 прокола специальными суровыми нитками или дратвой. А дела постоянного, длительного свыше 10 лет хранения и по кадровым вопросам личному составу переплетают в твердую обложку из картона. Металлические скрепления скрепки, шпильки при этом удаляют п. Во время переплета или подшивки документов нельзя затрагивать текст.

Если текст документа напечатан слишком близко к его левому краю, необходимо нарастить корешок документа бумагой того же качества, что и носитель текста документа. При наличии в деле невостребованных личных документов трудовых книжек, удостоверений, дипломов, аттестатов, свидетельств и т.

Если таких документов значительное количество, их изымают из дела и на них составляют отдельную опись. Титульные листы рекомендуется изготавливать печатным способом и заполнять изменяющуюся информацию от руки п. Заголовок дела на обложке должен соответствовать заголовку в описи дел структурного подразделения. На обложке дел титульных листах проставляют :. Если дело состоит из нескольких томов частей , то на каждом из них проставляются крайние даты документов.

В случае проставления точных календарных дат число и год указывают арабскими цифрами, а название месяца — прописью. Если в дело включены документы приложения и т. Даты можно не указывать на обложке титульном листе дел, содержащих годовые планы и отчеты, поскольку они отражены в заголовках дел;. Надписи на обложках дел постоянного и длительного свыше 10 лет хранения делают четко черными светостойкими чернилами или пастой. В случае помещения в дело надлежащим образом оформленного титульного листа, изготовленного печатным способом, на обложке дела указывают только номера архивного фонда, описи и дела.

При этом запрещено наклеивать титульный лист на обложку дела. Структурные подразделения предприятия обязаны описывать документы постоянного и длительного свыше 10 лет хранения, по кадровым вопросам личному составу через год после завершения дел в делопроизводстве.

С этой целью составляют описи дел. В случае ликвидации или реорганизации предприятия описи в обязательном порядке составляют также и на дела временного до 10 лет хранения. Описи дел ведут в течение нескольких лет с использованием единой сквозной нумерации. Во время составления описей дел необходимо соблюдать такие требования :. Если дело состоит из нескольких томов частей , то каждый том часть вносят в опись под отдельным номером ;.

При этом прочие сведения о делах вносят в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводят полностью;. Также учтите следующие правила для распределения дел в соответствии со схемой систематизации п. При этом название первого подразделения берется в скобки и пишется название последнего. В конце описи делают итоговую запись с указанием цифрами и прописью количества дел, учитываемых по описи, первого и последнего номеров дел в описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи буквенные и пропущенные номера дел.

В годовой раздел описи вносят также дела, не завершенные в течение календарного года. Графы 4 и 5 описи при этом не заполняют. Опись дел структурного подразделения составляют в 2 экземплярах п. Первый экземпляр передается вместе с делами в архив предприятия, а второй остается как контрольный экземпляр в структурном подразделении.

Опись дел подписывается ее составителем, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения п. Media, - Все права защищены. Использование материалов без согласования с редакцией запрещено.

Готовим документы к хранению

Бесплатная библиотека стандартов и нормативов www. Электронные копии этих документов могут распространяться без всяких ограничений. Вы можете размещать информацию с этого сайта на любом другом сайте. Это некоммерческий сайт и здесь не продаются документы. Вы можете скачать их абсолютно бесплатно! Содержимое сайта не нарушает чьих-либо авторских прав! Человек имеет право на информацию!

Гриф ДСП — что это такое

Однако о том, как именно определяется степень секретности при наличии грифа ДСП, а также о том, является ли надпись для служебного пользования полноценным грифом или пометкой, знают не все руководители и специалисты отдела кадров. В то же время неверное использование грифа для служебного пользования может привести к различным проблемам, которых можно избежать, зная нормативы законодательства. Оглавление: 1. Что такое гриф ДСП 2. Могут ли использовать гриф ДСП коммерческие организации 3. Как работать с документами, содержащими гриф ДСП.

Законченные в делопроизводстве документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел, согласованной и утвержденной в порядке, рассмотренном в разделе 5 этого спецвыпуска см. При этом, как правило, дела на предприятии формируют децентрализованно, т.

.

.

.

.

.

.

Правила ловли паразитов. Инструкция для служебного пользования. Необходимость присвоения документам грифа «Для служебного пользования» (в.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно прошить и опечатать документ
Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. inerlam

    Тарас мне интересно как вы прокомментируете мой вопрос. можно ли снимать не используемые сиденья в легковых пассажирских микроавтобусах (где 8 пассажирских мест типа трафика или вито для удобства или комфорта перевозок грузов (картошку или стройматериалы например для своих целей? Ато полиция говорит мол переоборудование! и доказуй, что ты не ишак. а как вот вопрос.

  2. raypuequatou

    Вопрос только один, почему с каждым днём всё больше и больше людей покупают эти автомобили?